La confidentialité et la sécurité sont de la plus haute importance pour les sociétés* Horeca Logistic Services (ci-après HLS ou nous ou notre société) et nous faisons tout pour assurer que nos mesures techniques et organisationnelles en place respectent vos droits relatifs à la protection des données.

Cette Politique de confidentialité décrit nos règles concernant la gestion, le traitement et le stockage des données personnelles soumises dans le cadre de nos services. Le terme « données personnelles » désigne les informations relatives à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée.

Consentement

En s’inscrivant à nos services ou en remplissant un formulaire de contact sur notre site https://www.hls.be ou autres sites appartenant à HLS, vous convenez et acceptez que HLS puisse recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles soumises en conformité avec les règles exposées ci-après.

En nous donnant votre consentement, vous conservez également le droit de rectification, le droit à l’oubli et/ou le droit à la suppression de vos données personnelles.

Données personnelles collectées

• Identité et coordonnées du responsable de traitement de données

Les données personnelles sont collectées sur notre site par les sociétés* HLS dont les coordonnées sont indiquées à la fin de ce document.

• Données collectées sur le site

Lorsque vous vous inscrivez à nos services, les données suivantes sont collectées et traitées : email, civilité, prénom, nom, numéro de TVA le cas échéant, mot de passe, adresse postale, numéro de téléphone, adresse(s) IP et nom de domaine. En utilisant nos services, les données suivantes sont collectées et traitées : données de connexion et données de navigation lorsque vous l’autorisez, historiques de commandes, réclamations, incidents et correspondances sur notre site. Certaines données sont collectées automatiquement du fait de vos actions sur le site (voir le paragraphe relatif aux cookies ci-dessous).

Les données soumises ne doivent pas inclure de données personnelles sensibles.

• Finalités des traitements et base juridique

L’objectif principal de la collecte de vos données personnelles est de vous offrir une expérience sûre, optimale, efficace et personnalisée. A cette fin, vous acceptez que nous puissions utiliser vos données personnelles pour :

• fournir nos services et en faciliter le fonctionnement, y compris en menant pour ce faire des vérifications vous concernant ;
• résoudre les éventuels problèmes afin d’améliorer l’utilisation de notre site et de nos services ;
• personnaliser, évaluer, améliorer nos services et documentation ;
• analyser le volume et l’historique de votre utilisation de nos services ;
• vous informer sur nos services et ceux de nos sociétés partenaires ;
• respecter nos obligations légales et réglementaires.

Pour les clients qui sont inscrits sur notre site de commande en ligne http://col.hls.be, nous traitons leurs données pour l’exécution des commandes.

Pour nos newsletters et autres e-mails nous traitons vos données personnelles sur la base du consentement explicite que vous avez donné à cet effet. Vous pouvez facilement vous en désinscrire en suivant les liens de désinscription figurant dans chacun de ces emails.

Sans que cela soit systématique, nous pouvons analyser et traquer les différents taux (par exemple de clics, d’ouverture et le taux de rebond) et le nombre d’emails envoyés afin de mesurer la performance de nos campagnes emailing.

• Témoignages

HLS publie sur son site une liste de Clients & Témoignages comportant des informations sur le nom de nos clients et leur fonction. HLS s’engage à obtenir l’autorisation préalable de chaque client avant publication sur le site de tout témoignage. Si vous souhaitez être retiré de la liste, vous pouvez nous envoyer un email à l’adresse [email protected] et nous supprimerons vos informations très rapidement.

• Destinataires de vos données

Les données personnelles vous concernant collectées sur le site sont destinées pour la propre utilisation par HLS et peuvent être transmises aux sociétés sous-traitantes auxquelles HLS peut faire appel dans le cadre de l’exécution de ses services. HLS assure la conformité avec les exigences de protection des données pour toutes ses sociétés sous-traitantes.

En aucun cas, HLS ne transfert HLS vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing.

En outre, HLS ne divulgue pas vos données personnelles à des tiers, excepté si

(1) vous en formulez la demande ou autorisez la divulgation;

(2) la divulgation est requise pour traiter des transactions ou fournir des services que vous avez demandés;

(3) HLS y est contrainte par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, en cas de réquisition judiciaire, de citation à comparaître ou de toute autre exigence gouvernementale ou judiciaire similaire, ou pour établir ou défendre une demande légale; ou

(4) le tiers agit en tant que qu’agent ou de sous-traitant de HLS dans l’exécution des services (par exemple, HLS utilise les services de sociétés d’installation de débit de boissons, événementielles, …).

• Vos droits à la protection des données

Conformément au Règlement Européen Général sur la Protection des Données 2016/679 (RGPD), vous disposez des droits d’accès, de rectification et de suppression des données personnelles vous concernant que vous pouvez exercer en nous envoyant un e-mail à l’adresse [email protected].

Vos requêtes seront traitées dans les 30 jours. Nous pouvons vous demander à ce que votre demande soit accompagnée d’une photocopie de preuve d’identité ou d’autorité.

Si vous disposez d’un compte sur notre site de commande en ligne http://col.hls.be vous pouvez également à tout moment modifier vous-mêmes les données personnelles vous concernant en vous loguant à votre compte et en cliquant sur le lien “Données perso.”

Vous conservez le droit de déposer une réclamation pour atteinte à la protection de vos données, auprès de cette autorité de contrôle.

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
https://www.autoriteprotectiondonnees.be
[email protected]

• Cookies/Tracking

En règle générale, HLS utilise les cookies et le tracking aux fins d’améliorer et personnaliser le site et/ou en mesurer l’audience. Les cookies sont des petits fichiers enregistrés sur le disque dur de votre ordinateur lors de votre navigation sur Internet et notamment sur nos sites. Un cookie ne sert pas à recueillir des données personnelles à votre insu mais à enregistrer des informations relatives à votre navigation sur le site qui pourront être directement lues par HLS lors de vos visites et requêtes ultérieures sur le site.

Si vous choisissez de refuser l’ensemble des cookies, votre navigation pourra être réduite pour accéder à certaines pages du site. Les cookies utilisés par HLS ont pour finalité de permettre ou faciliter la communication, de permettre la fourniture des services demandés par les utilisateurs, de reconnaître les utilisateurs lors d’une prochaine visite, de sécuriser les paiements que les utilisateurs peuvent être amenés à réaliser, d’enregistrer la langue parlée par les utilisateurs ou autres préférences nécessaires à la fourniture de nos services.

HLS utilise aussi des outils d’analyse et de suivi afin de mesurer les données sur les sites Web et les données numériques pour obtenir un aperçu de la clientèle, réaliser des analyses sur l’expérience de navigation afin d’améliorer le contenu et d’envoyer des publicités ciblées.

Par défaut, les cookies ne sont pas automatiquement installés (à l’exception des cookies nécessaires au fonctionnement du site et des services de HLS, dont l’installation vous est signalée par un bandeau). Conformément à la réglementation applicable, HLS requerra votre autorisation avant d’implanter tout autre type de cookies sur votre disque dur. Afin d’éviter toute gêne occasionnée par ces demandes d’autorisation systématiques et profiter d’une navigation ininterrompue, vous pouvez configurer votre ordinateur afin d’accepter les cookies de HLS ou nous pouvons mémoriser votre refus ou acceptation relatif à certains cookies. Par défaut les navigateurs acceptent tous les cookies.

Lorsque vous accédez à des sites tiers HLS n’assume aucune responsabilité quant à l’éventuelle utilisation de cookies par ces tiers. Pour plus de précisions, il vous est conseillé de consulter directement sur ces sites annonceurs ou tiers leur politique en matière d’utilisation de cookies.

CONSERVATION DES DONNÉES

Notre société collecte vos données personnelles pour les besoins de l’exécution de ses obligations contractuelles ainsi que des informations sur la façon et la fréquence d’utilisation de nos services et nous conservons ces données dans des bases de données actives, des fichiers journaux ou d’autres types de fichiers tant que vous utilisez nos services.

Vous pourrez accéder à vos données personnelles tant que votre compte reste actif et pour une période qui peut varier selon le type de données concernées.

LIEU DE STOCKAGE DES DONNÉES ET TRANSFERTS

Les serveurs d’hébergement sur lesquels HLS traite et stocke les bases de données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne.

HLS vous informera immédiatement, dans la mesure où nous y sommes légalement obligés, en cas de requête provenant d’une autorité administrative ou judiciaire relative à vos données.

SÉCURITÉ

Dans le cadre de ses services, notre société accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des données personnelles de ses clients.

Ainsi, et conformément au RGPD, HLS s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

A cette fin, HLS met en œuvre les mesures de sécurité standard de l’industrie pour protéger les données personnelles d’une divulgation non autorisée. En utilisant les méthodes d’encodage recommandées par l’industrie, HLS prend les mesures nécessaires pour protéger les informations liées aux règlements et aux cartes bancaires et de crédit.

Par ailleurs, afin d’éviter notamment tout accès non autorisé, de garantir l’exactitude et une bonne utilisation des données, HLS a mis en place des procédures électroniques, physiques et d’encadrement appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies à travers ses services.

Malgré tout, personne ne peut se considérer comme étant complètement à l’abri d’une attaque de pirates. C’est pourquoi dans le cas où une faille de sécurité venait à vous impacter, HLS s’engage à vous en informer dès que possible et à faire ses meilleurs efforts pour prendre toutes les mesures possibles pour neutraliser l’intrusion et en minimiser les impacts. Dans le cas où vous subiriez un dommage du fait de l’exploitation d’une faille de sécurité par un tiers, HLS s’engage à vous fournir toute l’assistance nécessaire afin que vous puissiez faire valoir vos droits.

Il convient de garder à l’esprit que tout utilisateur, client ou pirate découvrant une faille de sécurité et l’exploitant s’expose à des sanctions pénales et que HLS prendra toutes mesures, y compris par le biais d’un dépôt de plainte et/ou d’une action en justice, pour préserver les données et droits de ses utilisateurs et les siens et d’en limiter l’impact au maximum.

MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

HLS se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur. Les modifications apportées vous seront notifiées via notre site web ou par email, dans la mesure du possible trente (30) jours au moins avant que ceux-ci n’entrent en application. Nous vous recommandons de vérifier ces règles de temps en temps pour rester informé de nos procédures et règles concernant vos informations personnelles.

CONTACTEZ NOUS

Pour toute question visitez notre page de contact https://www.hls.be/fr/contact. Vous pouvez aussi nous contacter par email à l'adresse [email protected] ou par courrier : SA Horeca Logistic Services, Industrielaan 16-20, 1740 Ternat.

*sociétés HLS :

SA Horeca Logistic Services
Industrielaan 16-20
1740 Ternat - Belgique
N° d’entreprise BE 0424 179 218

SA Horeca Logistic Services West
Diesveldstraat 24
8540 Deerlijk - Belgique
N° d’entreprise BE 0424 952 743

SA Horeca Logistic Services Sud
Avenue de l'Indépendance 33
4020 Wandre (Liège) - Belgique
N° d’entreprise BE 0445 028 674

POLITIQUE RELATIVE AUX LANCEURS D’ALERTE

En vertu de la loi du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé, qui est elle-même une transposition de la directive européenne 2019/1937 relative aux lanceurs d’alerte, toute personne ayant obtenu dans un contexte professionnel des informations sur des problèmes graves liés à d’éventuelles irrégularités ou d’éventuels comportements abusifs dans une entreprise privée doit avoir la possibilité de signaler ces irrégularités ou violations.
L’application de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte dans l’entreprise s’inscrit dans le cadre de ces obligations légales spécifiques - qui, en cas de méconnaissance, peuvent entraîner la responsabilité de l’entreprise - et de l’intérêt légitime de l’entreprise de faire mettre en lumière toutes les pratiques illégales, frauduleuses ou autres pratiques non autorisées dans l’entreprise afin de pouvoir prendre des mesures adéquates.
La présente politique relative aux lanceurs d’alerte vise donc à offrir aux collaborateurs et aux tiers de la transparence quant aux canaux existants pour signaler de telles irrégularités (alléguées) au sein de l’entreprise sans devoir suivre la voie hiérarchique normale.
De cette manière, l’entreprise souhaite agir contre d’éventuels actes ou pratiques illégaux, frauduleux ou autres pratiques ou actes non autorisés qui relèvent du contrôle de l’entreprise, garantir une enquête indépendante et confidentielle et éviter d’éventuels conflits d’intérêts. La présente politique n’implique toutefois pas d’obligation de signalement, mais une possibilité pour les travailleurs de l’entreprise de signaler des irrégularités au sein de l’entreprise moyennant l’application de certaines garanties.

Notions

Aux fins de la présente politique, les définitions suivantes s’appliquent :

• « informations sur des violations » : des informations, y compris des soupçons raisonnables, concernant des violations effectives ou potentielles, qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire ainsi que concernant des tentatives de dissimulation de telles violations ;
• « signalement » ou « signaler » : la communication orale ou écrite d'informations sur des violations ;
• « signalement interne » : la communication orale ou écrite d'informations sur des violations au sein d'une entité juridique du secteur privé ;
• « signalement externe » : la communication orale ou écrite d'informations sur des violations au coordinateur fédéral ou aux autorités compétentes ;
• « divulgation publique » ou « divulguer publiquement » : la mise à disposition dans la sphère publique d'informations sur des violations ;
• « auteur de signalement » : une personne qui signale ou divulgue publiquement des informations sur des violations ;
• « contexte professionnel » : les activités professionnelles passées ou présentes dans le secteur privé par lesquelles, indépendamment de la nature de ces activités, des personnes obtiennent des informations sur des violations et dans le cadre desquelles ces personnes pourraient faire l'objet de représailles si elles signalaient de telles informations ;
• « facilitateur » : une personne physique qui aide un auteur de signalement au cours du processus de signalement et dont l'aide devrait être confidentielle ;
• « personne concernée » : une personne physique ou morale qui est mentionnée dans le signalement ou la divulgation publique en tant que personne à laquelle la violation est attribuée ou à laquelle cette personne est associée ;
• « représailles » : tout acte ou omission direct ou indirect suscité par un signalement interne ou externe ou une divulgation publique, et qui cause ou peut causer un préjudice injustifié à l'auteur de signalement ;
• « signalement anonyme » : le signalement dont personne, pas même le récepteur, ne connaît l’auteur.

Champ d’application

Personnel relevant du champ d’application :

La présente politique s’applique aux auteurs de signalement qui ont reçu des informations sur des violations dans un contexte professionnel. Cela signifie que les canaux de signalement et les mécanismes de protection mentionnés ci-dessous sont ouverts notamment aux :

• travailleurs actuels
• anciens travailleurs si des informations sur des violations ont été obtenues dans le cadre d’une relation de travail entre-temps terminée ;
• candidats-collaborateurs si des informations sur des violations ont été obtenues pendant la procédure de recrutement ou d'autres négociations précontractuelles
• (le cas échéant) Indépendants actifs au sein de l’organisation (comme les free-lances et les consultants)
• actionnaires et personnes appartenant à l’organe d’administration, de direction ou de contrôle d’une entreprise, y compris les membres non impliqués dans la gestion journalière, les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non rémunérés ;
• personnes travaillant sous la surveillance et l'autorité d’entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs ;
• facilitateurs ;
• tiers liés aux auteurs de signalement qui peuvent être victimes de représailles dans un contexte professionnel, comme des collègues ou des membres de la famille des auteurs de signalement.
  

Champ d’application matériel :

Les canaux de signalement peuvent être utilisés pour aborder les violations suivantes :
1° les violations qui concernent les domaines suivants :

a) marchés publics ;
b) services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
c) sécurité et conformité des produits ;
d) sécurité des transports ;
e) protection de l'environnement ;
f) radioprotection et sûreté nucléaire ;
g) sécurité des aliments destinés à l’alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux ;
h) santé publique ;
i) protection des consommateurs ;
j) protection de la vie privée et des données à caractère personnel et sécurité des réseaux et systèmes d'information ;
k) lutte contre la fraude fiscale ;
l) lutte contre la fraude sociale.

2° les violations portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union visés à l'article 325 du Traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et précisés dans les mesures pertinentes de l'Union et, le cas échéant, dans les dispositions nationales d'implémentation ;

3° les violations relatives au marché intérieur visé à l'article 26, paragraphe 2, du Traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, y compris les violations des règles de l'Union en matière de concurrence et d'aides d'État.

Ne relèvent toutefois pas de l’application de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte :

• les plaintes concernant des violences et du harcèlement moral ou sexuel, qu’un travailleur qui s’estime victime de tels actes peut transmettre à la personne de confiance désignée à cet effet dans le règlement de travail ou au conseiller en prévention aspects psychosociaux du service externe pour la prévention et la protection au travail ;
• les signalements relatifs à des informations classifiées ;
• les signalements basés sur des informations couvertes par le secret médical ;
• les signalements basés sur des informations couvertes par le secret des délibérations judiciaires.

Canaux de signalement

Procédure de signalement interne

Signalement interne

• Un collaborateur qui estime qu’il est question d’une irrégularité peut effectuer un signalement :

via une plateforme numérique
Via l’application suivante : https://horecalogisticservices.integrity.complylog.com/
A été désigné comme gestionnaire de signalement de l’entreprise : Monique Wangermez, [email protected], 02 583 50 41.

• Le collaborateur qui effectue un signalement par l’intermédiaire du canal de signalement interne peut également le faire de manière anonyme.

• L'existence du canal de signalement interne ne porte pas préjudice au droit du collaborateur de consulter, s'il le juge utile, son représentant du personnel et/ou son syndicat concernant ses droits et obligations avant d'effectuer un signalement.

• Le gestionnaire de signalement qui reçoit un signalement envoie à l’auteur de signalement un accusé de réception du signalement dans les 7 jours ouvrables suivant la réception.

• Le gestionnaire de signalement enregistre le signalement avec la date à laquelle il a été reçu et est le seul à connaître l’identité de l’auteur de signalement. La confidentialité de l’identité de l’auteur de signalement et des éventuels tiers mentionnés dans le signalement est toujours garantie. Les membres du personnel non autorisés n'ont pas accès au canal de signalement interne. S'il y a des imprécisions dans le signalement initial, le gestionnaire de signalement demande des explications.

• Le gestionnaire de signalement assure un suivi minutieux de chaque signalement. Il vérifie l'exactitude des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, s'attaque à la violation signalée, notamment par des mesures telles qu'une enquête préliminaire interne, une enquête ou la fin de la procédure.

• Dans les plus brefs délais et au plus tard 3 mois après l'accusé de réception du signalement ou, si aucun accusé de réception n'a été envoyé à l’auteur de signalement, 3 mois après l'expiration de la période de 7 jours après le signalement, le gestionnaire de signalement communique à l’auteur de signalement les informations sur les mesures prévues ou prises à titre de suivi et sur les raisons de ce suivi.

Procédure d’enquête et décision

• Après réception du signalement, le gestionnaire de signalement entame une enquête sur les irrégularités alléguées.

En cette qualité, le gestionnaire de signalement est habilité à mener une enquête dans l’entreprise de manière indépendante.
Le gestionnaire de signalement entend la ou les personnes signalées comme étant impliquées dans les irrégularités alléguées.
Le gestionnaire de signalement recueille des informations et consulte les sources nécessaires dans le cadre de cette enquête. Le gestionnaire de signalement tente ainsi de vérifier les prétendues irrégularités signalées par l’auteur de signalement.

• Dans les informations et le rapport, le gestionnaire de signalement ne communique ni l'identité de l’auteur de signalement, ni l'identité d'éventuels tiers mentionnés dans le signalement.

• Le gestionnaire de signalement rend compte par écrit de ses conclusions au comité de direction (ou, à défaut, à un autre organe d’administration, par exemple le conseil d'administration, de l'entreprise). Ce n’est que si le signalement concerne un membre du comité de direction (ou de l’organe d’administration) que le rapport est adressé au président de l’organe précité.

• Le comité de direction (ou un autre organe d’administration) de l'entreprise prend une décision et prend d’éventuelles mesures sur la base du rapport du gestionnaire de signalement.

• L’auteur de signalement et la ou les personnes mises en cause sont informés de la fin de l’enquête.

Garanties

• Le signalement et le traitement d'un signalement se font dans le respect du secret et de la confidentialité.

• L’identité de l’auteur de signalement ne peut en aucun cas être divulguée sans son consentement exprès et libre à toute personne autre que les membres du personnel autorisés qui sont compétents pour recevoir des signalements ou pour en assurer le suivi. Cela vaut également pour toute autre information à partir de laquelle l'identité de l'auteur de signalement peut être directement ou indirectement déduite.

Il ne peut être dérogé à ce principe que s'il s'agit d'une obligation nécessaire et proportionnée en vertu d'une législation spéciale dans le cadre d'enquêtes menées par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires, notamment en vue de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée. Dans ce cas, les auteurs de signalement sont informés avant que leur identité ne soit divulguée, à moins qu'une telle information ne risque de compromettre les enquêtes ou les procédures judiciaires concernées.

• il est demandé à l’auteur de signalement de traiter son signalement de manière confidentielle et de ne le divulguer ni directement ni par l’intermédiaire de tiers, jusqu’à ce que l’organe d’administration de l’entreprise ait communiqué la fin de l’enquête.

Enregistrement des signalements

L'entreprise tient un registre de chaque signalement reçu, conformément aux exigences de confidentialité visées. Les signalements sont conservés pendant toute la durée de la relation contractuelle.

Lorsqu'une ligne téléphonique non enregistrée ou un autre système de messagerie vocale non enregistré est utilisé pour le signalement, l’entreprise a le droit de consigner le signalement oral sous la forme d'un procès-verbal précis de la conversation établi par le membre du personnel chargé de traiter le signalement. L’auteur de signalement a toujours la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le procès-verbal de la conversation par l'apposition de sa signature.

Lorsqu'une personne demande à rencontrer le gestionnaire de signalement afin de faire un signalement interne, l’entreprise veille, avec le consentement de l'auteur de signalement, à ce que des comptes rendus complets et précis de la rencontre soient conservés sous une forme durable et récupérable. L’entreprise se réserve le droit de consigner la rencontre sous l'une des formes suivantes :

• par un procès-verbal précis de la rencontre établi par le membre du personnel chargé de traiter le signalement. L’auteur de signalement a toujours la possibilité de vérifier, de corriger et de signer pour approbation le procès-verbal de l'entretien.]

Droit à la protection de la vie privée

Tout traitement de données à caractère personnel effectué dans le cadre d’un signalement, y compris l’échange ou la transmission de données à caractère personnel par les autorités compétentes ou le coordinateur fédéral, est effectué conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) (règlement (UE) 2016/679) et aux dispositions légales relatives à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel. Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d'un signalement spécifique ne sont pas collectées ou, si elles le sont accidentellement, sont effacées sans retard injustifié.

Le nom, la fonction et les coordonnées de l'auteur de signalement ainsi que de toute personne à qui les mesures de protection et de soutien s'étendent, ainsi que de la personne concernée, en ce compris, le cas échéant son numéro d'entreprise, sont sauvegardés jusqu'à ce que la violation signalée soit prescrite.
Ces personnes concernées peuvent chacune invoquer le droit de consultation et de rectification des données traitées les concernant conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). Elles peuvent également s’adresser à l’autorité de protection des données à cet effet.

Procédure de signalement externe

 Un collaborateur peut également fournir des informations sur les violations en utilisant les canaux et procédures de signalement externes après avoir d'abord effectué un signalement via des canaux de signalement internes ou en effectuant immédiatement un signalement par l'intermédiaire de canaux de signalement externes.

Les autorités compétentes

Les autorités compétentes pour la gestion des signalements externes, le retour d'information et la garantie d’un suivi des signalements sont les suivantes :
1° le Service public fédéral Economie, PME, Classes Moyennes et Energie ;
2° le Service public fédéral Finances ;
3° le Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement ;
4° le Service public fédéral Mobilité et Transports ;
5° le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ;
6° le Service public de programmation Intégration Sociale, Lutte contre la Pauvreté, Economie Sociale et Politique des Grandes Villes ;
7° l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire ;
8° l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ;
9° l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire ;
10° l'Autorité belge de la Concurrence ;
11° l'Autorité de protection des données ;
12° l'Autorité des services et marchés financiers ;
13° la Banque nationale de Belgique ;
14° le Collège de supervision des réviseurs d'entreprises ;
15° les autorités visées à l'article 85 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces;
16° le Comité national de sécurité pour la fourniture et la distribution d'eau potable ;
17° l'Institut belge des services postaux et des télécommunications ;
18° l'Institut National d'Assurance Maladie-Invalidité ;
19° l'Institut National d'Assurances Sociales pour Travailleurs Indépendants ;
20° l'Office National de l'Emploi ;
21° l'Office National de Sécurité Sociale ;
22° le Service d'Information et de Recherche Sociale ;
23° le Service autonome de Coordination Anti-Fraude (CAF) ;
24° le Contrôle de la Navigation.

À défaut de désignation ou si aucune autorité ne s'estime compétente pour recevoir un signalement, les Médiateurs fédéraux agissent en qualité d’autorité compétente.

PROCÉDURES DE SIGNALEMENTS EXTERNES AU COORDINATEUR FÉDÉRAL ET AUX AUTORITÉS COMPÉTENTES

Un collaborateur qui estime qu’il est question d’une irrégularité peut effectuer un signalement auprès des autorités compétentes ou du Médiateur fédéral.
Chaque autorité met en place un canal de signalement externe indépendant et autonome pour recevoir et traiter les informations relatives aux violations. Les canaux de signalement externe permettent d’effectuer des signalements écrits et oraux. Les signalements oraux sont possibles par téléphone ou au moyen d’autres systèmes de messagerie vocale et, à la demande de l’auteur de signalement, par une rencontre physique dans un délai raisonnable.
Les autorités compétentes désignées définissent, à l’aide d’un règlement ou d’une circulaire, les règles concrètes de procédure pour la réception et le traitement des signalements. 
Les autorités compétentes envoient toujours un accusé de réception du signalement dans les sept jours suivant sa réception, sauf demande contraire expresse de l’auteur de signalement ou si les autorités compétentes estiment raisonnablement qu’un accusé de réception du signalement compromettrait la protection de l’identité de l’auteur de signalement.

Les autorités compétentes suivent attentivement les signalements, y compris les signalements anonymes, et transmettent un feed-back à l’auteur de signalement dans un délai raisonnable de maximum trois mois ou, dans des cas dûment justifiés, six mois, sauf si une disposition légale s’y oppose.
Les autorités compétentes informent l’auteur de signalement du résultat final des enquêtes menées à l’occasion du signalement, en tenant compte des dispositions nationales en vigueur.
Toute autorité qui a reçu un signalement, mais qui n’est pas compétente pour traiter la violation signalée transmet, dans un délai raisonnable et de manière sécurisée, le signalement au coordinateur fédéral, qui le transmet à son tour à l’autorité compétente, et informe sans délai l’auteur de signalement de cette transmission.
Si l’autorité qui a reçu le signalement sait que d’autres autorités sont également compétentes, le signalement est transmis dans un délai raisonnable et de manière sécurisée au coordinateur fédéral, qui le transmet aux autorités compétentes et en assure la coordination.
Les canaux de signalement externe doivent toujours répondre aux exigences d’indépendance et d’autonomie. Cela signifie qu’ils répondent à chacun des critères suivants :
1° ils sont conçus, établis et gérés de manière à garantir l’exhaustivité, l’intégrité et la confidentialité des informations et à empêcher l’accès à ces informations aux membres du personnel de l’autorité compétente non autorisés ;
2° ils permettent le stockage durable d’informations afin de permettre que des enquêtes complémentaires soient menées.
Les autorités compétentes publient, dans une page distincte, aisément identifiable et accessible de leur site Internet, au moins les informations suivantes :
1° les conditions pour bénéficier d’une protection ;
2° les coordonnées nécessaires des canaux de signalement externe prévus, en particulier les adresses électroniques et postales, et les numéros de téléphone de ces canaux, en indiquant si les conversations téléphoniques sont enregistrées ou non ;
3° les procédures applicables au signalement de violations, y compris la manière dont l’autorité compétente peut demander à l’auteur de signalement de clarifier les informations signalées ou de fournir des informations supplémentaires, la question de savoir si un retour d’informations est fourni et, le cas échéant, le délai pour fournir un retour d’informations, ainsi que le type de retour d’informations et son contenu ;
4° le régime de confidentialité applicable aux signalements, et en particulier les informations relatives au traitement des données à caractère personnel conformément à l’article 21 de la présente loi, aux articles 5 et 13 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), à l’article 13 de la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les autorités compétentes à des fins de prévention et de détection des infractions pénales, d’enquêtes et de poursuites en la matière ou d’exécution de sanctions pénales, et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la décision-cadre 2008/977/JAI du Conseil et à l’article 15 du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE, selon le cas ;
5° la nature du suivi à assurer en ce qui concerne les signalements ;
6° les recours et les procédures relatives à la protection contre les représailles et la possibilité pour les personnes qui envisagent d’effectuer un signalement de recevoir des conseils confidentiels ;
7° une déclaration expliquant clairement les conditions dans lesquelles la responsabilité des personnes qui effectuent un signalement auprès de l’autorité compétente ne serait pas engagée du fait d’une violation de la confidentialité en vertu de l’article 27 ; et
8° les coordonnées du coordinateur fédéral et de l’Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains.

Divulgation publique

Outre la possibilité d’effectuer un signalement par l’intermédiaire du canal de signalement interne ou externe, chaque personne a la possibilité de divulguer publiquement les informations relatives à une violation.

Un auteur de signalement qui procède à une divulgation publique peut bénéficier de la protection mentionnée ci-dessous en vertu de la présente politique si :
1° le collaborateur a d'abord effectué un signalement interne et externe, ou a effectué directement un signalement externe, mais aucune mesure appropriée n'a été prise en réponse au signalement dans les délais précités ;
ou

2° le collaborateur a des motifs raisonnables de croire que :
a) la violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public ; ou
b) en cas de signalement externe, il existe un risque de représailles ou il y a peu de chances qu'il soit véritablement remédié à la violation, en raison des circonstances particulières de l'affaire, comme lorsque des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou lorsqu'une autorité peut être en collusion avec l'auteur de la violation ou impliquée dans la violation.

Protection de l’auteur de signalement

Conditions

Si un auteur de signalement :

• avait une raison fondée de croire que les informations signalées sur les violations étaient véridiques au moment du signalement et que ces informations relevaient du champ d’application de la présente politique ; et
• a effectué un signalement interne conforme ou un signalement externe conforme, ou a fait une divulgation publique conforme ;

il bénéficie également d’une protection spécifique contre les mesures de représailles.
L’auteur de signalement ne perd pas le bénéfice de la protection au seul motif que le signalement effectué de bonne foi s'est avéré inexact ou infondé.

Les facilitateurs et les tiers liés aux auteurs de signalement entrent également en considération pour les mesures de protection définies ci-après s’ils avaient des raisons fondées de croire que l’auteur de signalement relevait du champ d’application de la présente politique pour la protection.

Mesures de protection contre les représailles

Si l’auteur de signalement, le facilitateur ou le tiers lié à l’auteur de signalement répond aux conditions susmentionnées, il bénéficie d’une protection contre toute forme de représailles, y compris les menaces et tentatives de représailles. Par représailles, on entend les mesures suivantes :
1° suspension, mise à pied, licenciement ou mesures équivalentes ;
2° rétrogradation ou refus de promotion ;
3° transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des horaires de travail ;
4° suspension de la formation ;
5° évaluation de performance ou attestation de travail négative ;
6° mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ;
7° coercition, intimidation, harcèlement moral ou ostracisme ;
8° discrimination, traitement désavantageux ou injuste ;
9° non-conversion d'un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque le travailleur pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ;
10° non-renouvellement ou résiliation anticipée d'un contrat de travail temporaire ;
11° préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux sociaux, ou pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu ;
12° mise sur liste noire sur la base d'un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche d'activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d’emploi à l’avenir au niveau du secteur ou de la branche d'activité ;
13° résiliation anticipée ou annulation d'un contrat relatif à la fourniture de biens ou la prestation de services ;
14° annulation d'une licence ou d'un permis ;
15° orientation vers un traitement psychiatrique ou médical.

Aucune action civile, pénale ou disciplinaire ne peut être engagée contre les personnes qui effectuent un signalement ou une divulgation publique, ni aucune sanction professionnelle infligée, en raison de ce signalement ou de cette divulgation publique.
Les auteurs de signalement n'encourent aucune responsabilité en ce qui concerne l'obtention des informations qui sont signalées ou divulguées publiquement, ou l'accès à ces informations, à condition que cette obtention ou cet accès ne constitue pas une infraction pénale autonome.
Toute personne protégée qui s'estime victime ou menacée de représailles, peut adresser une plainte motivée au coordinateur fédéral, qui engage une procédure extrajudiciaire de protection conformément aux articles 26 et suivants de la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé.
Sans préjudice de tout autre recours administratif ou extrajudiciaire, toute personne protégée a le droit de former un recours en cas de représailles auprès du tribunal du travail conformément à l'article 578 du Code judiciaire.

MESURES DE SOUTIEN

Toute personne protégée a accès à des mesures de soutien et notamment :
1° des informations et des conseils complets et indépendants, qui sont facilement accessibles et gratuits, sur les procédures et recours disponibles, sur la protection contre les représailles, ainsi que sur les droits de la personne concernée, y compris ses droits au niveau de la protection des données à caractère personnel ; l’auteur de signalement doit également être informé qu'il peut bénéficier des mesures de protection prévues par la présente loi ;
2° des conseils techniques à l'égard de toute autorité qui est concernée par la protection de l’auteur de signalement ;
3° une assistance juridique dans le cadre de procédures pénales et civiles transfrontalières conformément à la directive (UE) 2016/1919 du Parlement européen et du Conseil du 26 octobre 2016 concernant l'aide juridictionnelle pour les suspects et les personnes poursuivies dans le cadre des procédures pénales et pour les personnes dont la remise est demandée dans le cadre de procédures relatives à un mandat d'arrêt européen et à la directive 2008/52/CE du Parlement européen et du Conseil du 21 mai 2008 sur certains aspects de la médiation en matière civile et commerciale et une assistance juridique dans le cadre d'autres procédures ainsi que des conseils juridiques ou toute autre assistance juridique, conformément aux dispositions relatives à l'aide juridique de deuxième ligne et à l'assistance judiciaire ;
4° des mesures de soutien, y compris un soutien technique, psychologique, médiatique et social, pour les auteurs de signalement visés à l'article 6 ;
5° une assistance financière pour les auteurs de signalement dans le cadre des procédures judiciaires.
Toute personne protégée peut également toujours s’adresser à l’Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains pour un soutien juridique, psychologique, social, informatique et en communication. L’Institut fédéral est également le point central d’information en matière de protection des lanceurs d’alerte.
Coordonnées :
Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains
rue de Louvain 48, 1000 Bruxelles
E-mail : https://federaalinstituutmensenrechten.be/fr

SANCTIONS

• Tout travailleur qui enfreint les règles de la présente politique peut se voir sanctionner par l’une des sanctions prévues dans le règlement de travail.
• Le travailleur qui a effectué intentionnellement un signalement manifestement infondé et qui a donc fait un usage abusif de la procédure de signalement de la présente politique relative aux lanceurs d’alerte peut également être sanctionné par l'une des sanctions prévues dans le règlement de travail.
• Les personnes qui sont liées à l'entreprise et qui n'ont pas la qualité de travailleur de l'entreprise et qui enfreignent les obligations reprises dans la présente politique relative aux lanceurs d’alerte peuvent se voir infliger une sanction disciplinaire par l'entreprise.
• En outre, les auteurs de signalement peuvent être sanctionnés conformément aux articles 443 à 450 du Code pénal lorsqu'il est constaté qu'ils ont intentionnellement signalé ou divulgué publiquement de fausses informations. Les personnes qui subissent un préjudice à la suite de tels signalements ou de telles divulgations publiques ont droit à des mesures d'indemnisation conformément à la responsabilité contractuelle ou extracontractuelle.

Ternat, 12/12/2023.